10. Pengeluaran Toko, Shift Kasir & Saldo Kas
Mengelola keuangan toko tidak hanya soal mencatat penjualan barang, tetapi juga mencatat uang yang keluar untuk operasional harian dan memastikan uang fisik di laci kasir cocok dengan hitungan komputer.
💸 Mencatat Pengeluaran Operasional Toko (Layar: operations-expenses)
Setiap ada uang toko yang dikeluarkan untuk biaya operasional (seperti beli kantong kresek, beli galon air, bayar uang sampah/keamanan, atau bayar listrik), wajib dicatat agar laporan laba rugi toko akurat.
Cara Mencatat Pengeluaran Baru (Layar: operations-expense-form):
Contoh: Membeli kantong plastik kresek seharga Rp15.000 menggunakan uang tunai dari laci meja kasir:
- Buka menu Pengeluaran → Tap tombol + Tambah Pengeluaran.
- Kategori Pengeluaran: Pilih kategori (misal: Perlengkapan Toko, Listrik & Air, Gaji, Lain-lain).
- Nominal: Ketik jumlah uang yang dikeluarkan (misal: 15000).
- Sumber Dana (Dompet):
- Pilih Laci Kasir Tunai jika uang diambil langsung dari laci meja kasir (ini akan otomatis mengurangi catatan uang di laci).
- Pilih Rekening Bank jika dibayar via transfer m-banking.
- Catatan & Foto Nota (Opsional): Tulis keterangan (misal: "Beli kantong kresek hitam 2 pack") dan foto nota belanjaannya dengan kamera HP agar bukti fisiknya tersimpan rapi.
- Tap Simpan. Biaya ini akan otomatis mengurangi laporan keuntungan toko hari ini!
⏰ Buka & Tutup Shift Kasir (Closing Harian) (Layar: operations-closing)
Fitur Shift digunakan untuk mengontrol uang cash di laci meja kasir agar tidak ada uang yang hilang saat pergantian kasir atau saat toko tutup malam hari.
Langkah 1: Buka Shift (Pagi Hari saat Toko Baru Buka)
- Saat kasir login di pagi hari, buka menu Closing / Shift → Tap Buka Shift.
- Masukkan Uang Modal Awal: Ini adalah uang tunai recehan yang sudah disiapkan pemilik toko di laci untuk uang kembalian (misal: Rp200.000).
- Tap Mulai Shift. Kasir sekarang siap melayani penjualan!
Langkah 2: Tutup Shift (Malam Hari saat Toko Tutup / Ganti Kasir)
- Di akhir jam kerja kasir, buka menu Closing / Shift → Tap Tutup Shift.
- Layar akan menampilkan rangkuman:
- Modal awal di laci.
- Total uang tunai dari penjualan hari ini.
- Uang tunai yang keluar untuk belanja/pengeluaran toko.
- Total Uang Tunai yang Seharusnya Ada di Laci Menurut Sistem.
- Hitung Uang Fisik Nyata di Laci: Kasir menghitung lembaran uang kertas dan koin yang ada di dalam laci kasir meja toko, lalu mengetikkan jumlah totalnya ke kolom Uang Fisik Dihitung.
- Periksa Selisih:
- Selisih Rp0 (Pas): Uang fisik di laci cocok 100% dengan hitungan sistem.
- Selisih Kurang (−): Uang fisik di laci kurang dari catatan komputer (misal salah memberi kembalian atau ada transaksi tunai yang lupa dicatat).
- Selisih Lebih (+): Uang fisik di laci lebih banyak dari catatan.
- Tap Tutup Shift & Cetak Rekap. Struk ringkasan tutup shift akan tercetak sebagai bukti pertanggungjawaban kasir kepada pemilik toko.
📅 Presensi Otomatis Karyawan Kasir (Layar: operations-attendance)
Anda tidak perlu membeli mesin absensi fingerprint terpisah untuk karyawan:
- Setiap kali kasir menekan Buka Shift, sistem otomatis mencatat waktu Masuk Kerja.
- Setiap kali kasir menekan Tutup Shift, sistem otomatis mencatat waktu Pulang.
- Pemilik toko dapat melihat rekap jam kerja, total shift, dan kehadiran kasir per bulan di menu Presensi (Layar:
operations-attendance-detail) untuk keperluan perhitungan gaji atau bonus!
🏦 Saldo Toko & Tempat Uang (Dompet Kas) (Layar: operations-store-balance)
Layar Saldo Toko memperlihatkan posisi seluruh uang toko Anda tersimpan di mana saja:
- Laci Tunai Kasir: Menampilkan total uang tunai yang ada di meja kasir.
- Rekening Bank: Menampilkan uang yang masuk dari transfer pembeli atau keluar untuk bayar supplier.
- Dompet QRIS: Menampilkan total uang yang diterima melalui QRIS.
Secara berkala, bandingkan angka di layar ini dengan uang cash nyata di laci dan mutasi di aplikasi m-banking Anda agar pembukuan selalu rapi.
Langkah selanjutnya: Bab 11: Pengaturan Printer Bluetooth, Struk & Hak Akses Kasir